Comment utiliser les tags dans macOS Mojave et Catalina

Craig Federighi présentant les tags lors du lancement de Mac OS X Mavericks

En 2013, Craig Federighi était à la WWDC pour défendre l’introduction de balises dans Mac OS X Mavericks et, depuis, peu de choses se sont déroulées avec cette fonctionnalité. Les balises sont toujours le très bon moyen de vous aider à organiser vos fichiers – ainsi qu’un nom de fichier, vous pouvez avoir des balises indiquant le client pour lequel vous travaillez, le brouillon sur lequel vous travaillez et les modifier en cours de travail.

Toutefois, les étiquettes sont également difficiles à écrire, sauf si vous utilisez des outils tiers. Ils sont difficiles à rechercher aussi, alors cela semblerait annuler tous leurs avantages. Il y a plus, cependant. Vous devez utiliser beaucoup et systématiquement les balises pour qu'elles puissent vous aider – et si vous le faites, vous rencontrez un exemple rare de vilain design Apple.

Par défaut, vos balises sont répertoriées dans la barre latérale de chaque fenêtre du Finder. Vous obtenez une liste parfois très longue de vos balises suivie d'une option pour voir Tous les tags. C'est bien quand vous n'en avez que quelques-uns, mais sinon vous faites défiler une longue liste ou vous devez cliquer deux fois sur trois pour vous rendre à la balise souhaitée.

La barre de navigation située à gauche de chaque fenêtre du Finder vous permet d'accéder à certaines ou à toutes les balises (à droite).

Et ceci est quelque chose qui ne va pas changer dans Mac OS X Mavericks "> macOS Catalina, non plus.

Toutefois, macOS, le Finder et certaines applications sont indispensables pour que les balises soient utiles et gérables. De plus, il existe des outils tiers qui peuvent radicalement accélérer l'écriture des balises ou agir utilement sur celles-ci lorsqu'elles existent.

Un mot sur les photos

Oubliez les photos. S'il y avait quelque chose qui nécessitait un moyen de baliser des fichiers individuels, ce sont les photos d'Apple. Et Photos possède une fonctionnalité appelée mots-clés qui fonctionne à peu près de la même manière que le balisage, mais qui est complètement séparée.

Si Apple n’ajoute qu’une chose aux balises de Catalina, ce serait de fusionner cette idée de mots-clés et de balises pour pouvoir faire une recherche à un endroit unique.

Ce que tu peux faire

Heureusement, le reste du macOS est conçu pour utiliser des balises. Pourtant, ce n'est pas aussi évident que prévu. Utilisez Spotlight, par exemple, et vous pouvez trouver n’importe quelle balise que vous recherchez – tant que vous dites que vous recherchez des balises.

Plutôt que de chercher simplement le mot «Rouge», vous devez rechercher le mot-clé «tag: Red». Spotlight le trouvera ensuite.

Vous pouvez rechercher des étiquettes dans n’importe quelle fenêtre du Finder.

Les choses sont plus claires dans le Finder, cependant, où si vous cliquez dans la zone de recherche — appuyez sur Commande-F lorsque vous êtes dans une fenêtre du Finder — vous pouvez rechercher des balises. Ne vous embêtez pas avec le préfixe 'tag:', tapez juste.

Cela signifie également que vous pouvez configurer des recherches de balises fréquemment répétées avec un dossier intelligent. Choisir Dossier intelligent du Finder Nouveau menu. Faites la même recherche dans la case, puis lorsque vous avez trouvé ce que vous cherchez, cliquez sur le bouton sauvegarder bouton.

Lorsque vous faites cela, un nouvel élément de recherche intelligente apparaîtra dans la fenêtre du Finder au bas de la fenêtre. Favoris liste. Vous pouvez relancer la recherche en cliquant simplement sur ce nom ou éditer les critères de recherche et changer la ou les balises recherchées.

Enregistrez votre recherche en tant que dossier intelligent.

Dans l'application

Vous devriez pouvoir utiliser des balises et ne pas avoir à y penser autant que vous le faites. Et c'est particulièrement le cas lorsque vous utilisez des applications sur votre Mac. Certains vont vous aider avec les tags parce qu'ils sont conçus pour le faire. Certains aideront simplement parce qu’ils utilisent les systèmes par défaut d’Apple et que les tags viennent avec eux.

Cependant, certaines applications manquent d'outils de marquage apparemment évidents. Tels que ceux d'Apple.

Cela tient à la manière dont Apple veut depuis longtemps que vous oubliez de penser à la sauvegarde de documents et laissez l’application le faire pour vous. Cela n’a jamais été bien compris avec les applications non-Apple, mais le problème est que Pages, Numbers, etc., n’ont pas l’ancienne fonctionnalité Enregistrer sous.

Apple s'attend à ce que vous souhaitiez nommer un document uniquement la première fois que vous l'enregistrez. C'est donc le seul moment où vous pouvez lui attribuer des balises. Lorsque vous enregistrez un document pour la première fois, vous obtenez la boîte de dialogue Enregistrer normale avec l’espace pour écrire son nom. Juste en dessous de cela, il y a un champ Tags. Vous pouvez y écrire toutes les balises que vous voulez.

Toutefois, si vous souhaitez ajouter une balise deux secondes plus tard, c'est difficile. Le seul moyen de récupérer cette option consiste à dupliquer le document, ce qui permet au Mac de vous ouvrir à nouveau la boîte de dialogue Enregistrer sous.

Les applications pour lesquelles l'option Enregistrer sous, telle que Word, vous permettent simplement de choisir Fichier, Enregistrer sous chaque fois que vous voulez, mais vous vous retrouvez toujours avec deux copies du document.

La recherche de tags varie également selon que vous utilisez une application Apple ou une application tierce. Dans la boîte de dialogue Ouvrir de chaque application Apple et de nombreuses autres, vous avez un champ de recherche dans lequel vous pouvez taper des balises. Dans Word, vous devez préfixer ce que vous recherchez avec "tag:" avant le terme de recherche que vous souhaitez.

Le dossier par défaut X entoure les boîtes de dialogue habituelles Enregistrer ou Ouvrir avec de nombreux autres outils, y compris un outil de balisage bien supérieur.

Pour exploiter réellement les balises dans toutes les applications que vous pouvez, cependant, obtenez le Dossier X par défaut. Parallèlement à la révolution complète des boîtes de dialogue Ouvrir et Enregistrer, le Dossier X par défaut est excellent pour vous montrer les balises que vous avez déjà utilisées.

C'est la clé de tout cela. Si vous étiquetez certains documents avec le mot «comptes» et d'autres avec «taxe», vous devez maintenant vous rappeler de ces deux éléments afin de vous assurer de tout trouver. Ou si vous payez et que le lendemain utilisez des frais, c'est le même problème.

Le dossier par défaut X répertorie vos tags et vous permet simplement de les glisser dans la partie Tag de la boîte de dialogue Enregistrer sous de l'application.

Marquer un fichier

Vous ne pouvez pas trouver de balises si vous n'en avez défini aucune, et la manière dont vous le faites dans le Finder est tout simplement géniale. Vous sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la fenêtre, puis faites un clic droit, faites défiler jusqu'au Mots clés… option et cliquez sur. Vous obtenez alors une liste complète des tags que vous avez utilisés auparavant et vous pouvez en choisir un ou en saisir un autre.

Les choses sont un peu plus rapides si vous souhaitez ajouter une couleur. Il s'agit d'une survivance de la fonctionnalité macOS précédente des étiquettes du Finder, mais dans ce menu contextuel accessible par clic droit, une rangée d'icônes de couleur se trouve juste au-dessus du mot Tags.

Vous ne pouvez cliquer que sur un à la fois, mais si vous le faites, le fichier reçoit un point visible de la bonne couleur. En ce qui concerne le reste du Mac, il ne reste plus qu'une étiquette dont le mot est orthographié «rouge» ou «bleu», etc.

Si vous répétez ce processus et cliquez sur une autre étiquette de couleur, le point visible devient deux points ou plus superposés.

Pour supprimer une étiquette de couleur, revenez en arrière et cliquez à nouveau sur la couleur.

Ce n'est pas la chose la plus rapide que vous puissiez faire dans le Finder. Toutefois, vous pouvez le rendre pratiquement instantané si vous ignorez Apple et utilisez plutôt un outil tiers, tel que Dossier X par défaut "> https://www.keyboardmaestro.com.

Keyboard Maestro est un outil d'automatisation si puissant que son utilisation pour baliser un fichier revient à conduire votre Tesla chez vous pour prendre le message. Vous ne l'achèteriez pas uniquement pour ce seul travail, mais lorsque vous l'aurez, Keyboard Maestro peut changer la quantité d'utilisation des balises.

Avec Keyboard Maestro, vous pouvez étiqueter un ou plusieurs fichiers de manière pratiquement instantanée.

Il est si puissant, si incroyablement puissant, que vous ne pouvez pas saisir Keyboard Maestro et créer des actions de marquage immédiatement. Vous pouvez l’apprendre vous-même, comme nous l’avons fait et continuons de le faire. Vous pouvez y suivre un cours vidéo en ligne. Ou vous pouvez faire ce que nous avons si souvent et chercher dans les forums Keyboard Maestro pour trouver ce que nous voulons.

Quoi que vous fassiez et quelle que soit votre position, vous pouvez vous permettre de marquer immédiatement des fichiers. Sélectionnez-en un ou plusieurs, appuyez sur une frappe, et ils sont étiquetés. C'est tout. Nous avons tendance à l'utiliser pour ajouter des balises, mais vous pouvez également les supprimer de la même manière.

Pourquoi s'embêter?

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser des tags. De plus, vous n'avez pas à nommer vos fichiers de manière plus compréhensible que BUSACCT19.xls. Les tags sont un moyen de vous aider à organiser, à trouver ce dont vous avez besoin.

À l'heure actuelle, vous devez passer un peu de temps dans le Finder ou les applications pour configurer et utiliser des balises, mais une fois que vous avez terminé, elles vous aideront à passer moins de temps en général. Moins de temps à chercher et à classer, moins de temps à essayer de trouver le bon document.

Et ils peuvent également aider votre Mac à faire des choses pour vous. L'excellente application Hazel, par exemple, surveille votre Mac pour toute activité à laquelle vous lui avez dit. Cela signifie que vous pouvez l'avoir de telle sorte que, dès que vous étiquetez un fichier avec, par exemple, «Comptable», Hazel le déplace instantanément dans un dossier que vous partagez avec votre expert financier.

Les tags valent la peine. C’est dommage et un peu décevant que MacOS Catalina n’apporte plus d’outils permettant de faire du marquage une expérience Mac telle que l’a suggéré Apple.

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