10 trucs et astuces de productivité du personnel de WIRED

Cette histoire fait partie d'une série sur la façon dont nous construisons le temps, des piratages de productivité aux longues marches en passant par la modification du fonctionnement de nos propres horloges circadiennes.

Ici chez WIRED, Le rythme de nos journées de travail est déterminé par la cadence toujours changeante des délais. Des progrès constants de la production de magazines imprimés aux sprints juste-à-temps nécessaires pour alimenter la masse insatiable d'Internet, nos horizons temporels s'accordent en fonction de la tâche à accomplir. La constante est que quelqu'un vous attend toujours — rédacteurs en chef pour rédacteurs, concepteurs pour rédacteurs en chef, producteurs Web pour rédacteurs de photos, producteurs de vidéos pour sujets, et lecteurs pour tous. Notre machine journalistique fonctionne mieux lorsque ces attentes sont réduites au minimum, ce qui signifie que chacun de nous doit utiliser au mieux son temps. Voici quelques stratégies et applications que les membres du personnel de WIRED utilisent pour optimiser leur rapport temps de travail.

Tabli Chrome Extension

Vous êtes un accumulateur d'onglets. Ne le nie pas. Gmail s'ouvre dans trois onglets répartis sur plusieurs fenêtres de navigateur. Les fenêtres de Wikipédia reflètent partout trop de trous de lapin à moitié plombés. Votre navigateur est en réalité un simple placard rempli de boîtes à chaussures contenant des coupures de journaux et des listes de choses à faire vieillissantes. Procurez-vous l'extension Tabli Chrome et transformez votre navigateur en sol en centre de données propre et bien organisé afin que vous puissiez en faire plus, plus rapidement. La petite fenêtre contextuelle est une sorte de module de contrôle qui vous permet de nommer les fenêtres que vous avez remplies avec les onglets relatifs à un projet donné: notions de base, travail aléatoire sur Internet, cette grande présentation, etc. Cliquez pour accéder directement à cette vidéo YouTube que vous n'avez jamais fini de regarder. Ou tapez "football" dans la barre de recherche pour trouver le calendrier du jeu que vous connaissez se trouvant sur un onglet quelque part. Antony Courtney, le développeur de logiciels basé à San Francisco qui a créé Tabli, suggère aux utilisateurs expérimentés de déployer le bouton Revert de manière libérale. «Cela procure toujours du plaisir», dit-il. "Après avoir recherché quelque chose pendant un certain temps, et que vous avez un gros navigateur désordonné, vous pouvez simplement appuyer dessus pour revenir à votre état de base." Oui, s'il vous plaît. J'aime le paramètre qui vous empêche d’ouvrir des onglets en double. Maintenant, à la fin de chaque journée, prenez juste une minute pour ranger dans Tabli, quittez les fenêtres dont vous n’avez plus besoin et assurez-vous de ne pas (accidentellement, bien sûr) laisser un onglet lié au travail se faufiler dans une -stuff fenêtre. C’est comme empiler et organiser des papiers sur votre bureau, mais pour votre espace de travail numérique. —Sarah Fallon, rédactrice Web adjointe

Ne pas déranger … pour toujours

Le monde numérique est une cacophonie de distractions qui avalent toute la productivité: pings, sonneries, notifications push, alertes de calendrier, abus @sky dans Slack, mises à jour logicielles bloquées dans des cycles sans fin Rappelez-moi demain. Heureusement, il existe une solution simple. Mettez votre téléphone en mode Ne pas déranger. Et ne l'éteins jamais. Pensez-y comme à la désintoxication technologique du profane: pas de retraite de méditation silencieuse ni d’outil de réflexion de 3 000 mots. Un simple contact dans vos paramètres vous permet également de profiter d'un monde sans ping. J’ai mis mon iPhone dans Ne pas déranger il ya environ deux ans et je n’ai pas regardé en arrière. Bien que je ne sois ni populaire ni cool, je reçois en tout cas environ 334 notifications au cours d'une journée de travail moyenne. La plupart sont des messages de la litanie de discussions de groupe non pertinentes dont je fais partie, Slacks, des e-mails de suivi émanant de relations publiques qui demandent pourquoi je n’ai pas répondu à leur invitation à une heure de crypto ou à des notifications sur Twitter. Absolument rien ne nécessite que je reçoive une alerte qui brise la mise au point. Vivre la vie permanente Ne pas déranger ne supprime pas ces notifications – elles sont toujours là, cachées sur mon écran d’accueil – cela les dépouille de leur capacité d’interrompre ma journée. Ils sont hors de l’esprit jusqu’à ce que je décide de prendre un moment pour les vérifier. C’est mon heure et je suis en contrôle. —Paris Martineau, rédacteur

iPhone minuterie

Il existe d'innombrables applications de productivité, mais celle que j'ai trouvée la plus utile est préinstallée sur mon iPhone: l'horloge. J'utilise l'application pour régler les minuteries sur 20 minutes, puis me force à me concentrer sur une seule tâche jusqu'à ce que l'alarme se déclenche. Ensuite, je me suis laissé faire une pause de cinq minutes. La méthode décompose les éléments décourageants de ma liste de tâches en parties plus petites et moins douloureuses et m'a aidée à avoir une meilleure idée de ce que je peux accomplir dans un laps de temps déterminé. Il est également agréable de prévoir des intervalles de cinq minutes pour les tâches gênantes, telles que répondre à Slack, consulter Twitter ou répondre à un message texte (même s’il faut de la discipline pour commencer le cycle de 20 minutes suivant). Ma minuterie est inspirée de la technique Pomodoro, une méthode de productivité mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980. Si vous avez soudainement une idée ou si vous vous souvenez de quelque chose que vous devez faire pendant que le chronomètre est en marche, Cirillo vous recommande de l'écrire et de revenir à la tâche à accomplir. —Louise Matsakis, rédactrice

Rappels Partout

Pour gagner du temps, il faut créer un espace dans le cerveau. Je décharge donc autant que possible l'encombrement du cerveau dans l'éther. "Réunion du matin." "Appelle maman." Un bourdonnement sur mon poignet. Je ne veux pas gaspiller de l’énergie, me contenter de me souvenir de quelque chose, ou perdre du temps, eh bien, vérifier le temps. Cela a commencé avec ma quête de Slack Zero. (Pensez à la boîte de réception zéro mais pour Slack.) Avec la panoplie de messages (couvrant plusieurs fuseaux horaires), j’écrase et marque tout comme "lu", donc je sais que je n’ai rien oublié. Vous ne voulez pas oublier de répondre à un? Je la répète avec l'option «Rappelez-moi à ce sujet». J'ai même abandonné ma liste de choses à faire. Taper «/ rappelle-moi» à mon fidèle ami Slackbot ou crie «Hey Google … rappelle-moi…» chez toi est maintenant aussi naturel que de respirer. Ce bourdonnement sur mon poignet? Les alarmes silencieuses de Fitbit me poussent à me préparer pour le travail, promener le chien – tout ce dont je n’ai plus besoin pour me fourrer la tête. De cette façon, ma «liste de tâches» entre mon travail et ma vie me suit de manière transparente, ce qui me permet de me concentrer sur ce que je fais (ou de me promener sans souci). Je m'efforce de donner du temps utile – parfois, j'ai besoin d'un coup de pouce pour y arriver. —Kimberly Chua, producteur producteur numérique

Raccourcis clavier

J'aime penser que je gère bien le stress au travail. Je médite, je fais de l'exercice, je regarde une question du point de vue de l'autre personne. Mais vous ne pouvez pas me convaincre qu’utiliser une souris pour copier-coller n’est pas un motif d’homicide. Mon Dieu, pensez à la corvée. Cliquez-glissez pour mettre un mot en surbrillance. Passez la souris au menu Edition. Cliquez sur. Souris vers le bas pour copier. Cliquez sur. Déplacez la souris vers Wilbur Ross, un doux danseur de claquettes, je ne peux même pas finir de réciter une litanie aussi stupide d'actions inutiles. Regardez, nos doigts sont des merveilles anatomiques; ils s'étirent, se plient et s'articulent de toutes sortes de façons. C'est à cause d'eux que les commandes au clavier sont les phénomènes les plus rares: ce que nous appelons des "raccourcis" qui sont en fait des raccourcis. Ce n'est pas au-delà de vous, mon ami! Commencez petit, sur un email. Au lieu d’atteindre cette béquille grossière que vous appelez un "périphérique", plutôt que de vous endormir à la tétine narcotique du trackpad, essayez quelque chose de nouveau: sautez un mot. (Option-right.) Maintenant mettez-le en surbrillance. (Maj-option-droite.) Maintenant coupez-le (commande-X) et placez-le ailleurs (commande-V). Succès! Pas vrai salut, cependant; pour cela, vous devez sélectionner et supprimer les 47 nouveaux e-mails qui viennent d'arriver pendant que vous lisiez ceci (shift-asterisk-U, shift-3). —Peter Rubin, correspondant principal

Mystery Ranch Bags

Quand je me prépare pour un tournage vidéo, imaginez que 3 GoPros soient installés sur un mur d'escalade pour filmer Alex Honnold, l'un des alpinistes les plus rapides du pays, et mon collègue Robbie Gonzalez pour notre émission de science sportive «Almost Impossible». Une heure ou deux pour organiser toutes les batteries, chargeurs, câbles, adaptateurs USB et prises, il me faudra laisser les électrons circuler dans tous mes équipements. Tout cela entre dans les armes secrètes de mon organisation: de petits sacs en nylon. Bien sûr, vous pouvez utiliser des ziplocs, mais tout bon sac en nylon, comme ceux de Mystery Ranch sur lesquels je compte, sera beaucoup plus solide et durera probablement plus longtemps que le matériel que vous y rangez. Le ranch, comme le savent les connaisseurs, fabrique des sacs à dos résistants aux bombardiers pour les pompiers des champs et les soldats qui font que même les civils bafouillent. Ils sont chers, mais ont un poids rassurant. Sachant que toutes ces choses-là sont soigneusement emballées et prêtes à être utilisées, cela m'empêche de transpirer et de perdre du temps à chercher le bon adaptateur. Garder mes pieds hors du coup alors que je suis accroché à un mur d'escalade est une autre histoire. —Sean Patrick Farrell, producteur vidéo principal

Intégrations lentes

Afficher une notification dans Slack peut être facile, voire amusant, surtout si ce message annonce un accomplissement: «Hey gang, je viens de classer cette histoire. Il est prêt à être révisé. Allez équipe! »Petite victoire, certes, mais il convient de noter tout de même, en particulier lorsque vous publiez un magazine mensuel et qu’une communication concise est essentielle pour pouvoir respecter les délais impartis. Cependant, multipliez le temps nécessaire pour publier ce message par 400, soit à peu près le nombre de délais internes par numéro de WIRED, et nous parlons de tensions considérables, en particulier lorsque surviennent des problèmes plus urgents de saturation de la bande passante, tels que la levée d'obstacles légaux pour des raisons juridiques. vrai crime ou reportage d'une séance photo à Dubaï en raison d'une tempête de sable. La capacité de Slack à intégrer des applications extérieures a réduit ces frictions. Nous suivons l'avancement de chaque article dans un logiciel hybride appelé base de données tableur appelé Airtable. Désormais, lorsque quelqu'un dépose un article sur le bureau de copie, il ne lui reste plus qu'à mettre à jour le statut dans Airtable. Qui n'aime pas les menus déroulants? Airtable poste ensuite automatiquement un message sur Slack. Pas besoin de trouver le bon canal, pas de frappe, pas besoin de cliquer sur retour. Petite victoire, oui, mais chaque seconde compte. —Jay Dayrit, directeur des opérations éditoriales

Applications lues plus tard

Je suis distrait en écrivant ceci. C’est maintenant un état quasi permanent pour moi chaque fois que je m’assieds devant un tas de touches élastiques. En journalisme, la lecture est aussi importante que l'écriture – certains pourraient même soutenir que la lecture est plus cruciale. Mon problème est que je lirais toute la journée si je le pouvais, et Internet ne manque pas de suggestions pour ce que je devrais lire. Je suis un chien pour les nouveaux écureuils qui jaillissent autour de mes rations. C’est là que Instapaper me sauve. Vous pensez peut-être qu'un service vieux d'une décennie ne pourrait pas aider à apprivoiser les forces de l'économie de l'attention, mais c'est le cas. Lorsque mes yeux se posent sur une histoire que je veux vraiment lire, je clique simplement sur l’extension du navigateur et la sauvegarde pour plus tard, au lieu de casser ma foulée productive et de céder au moment présent. Des applications telles que Pocket et Evernote fonctionnent de manière similaire, tandis que Google Chrome et Apple Safari intègrent des outils intégrés de lecture ultérieure. Même Twitter, la sirène qui me tente le plus, dispose désormais d'une fonction Ajouter aux favoris. Ce n’est pas une solution parfaite. Je me couche tous les soirs, portant le fardeau de cent histoires qui attendent dans mon Instapaper. Et, dans les quelques minutes qui me sont imparties avant de fermer les yeux, je suis encore plus enclin à faire défiler Twitter ou Instagram que de s’attaquer au retard de lecture numérique. Mais je peux rassembler les histoires et les lire quand je veux au lieu de laisser leur horodatage dicter mon emploi du temps. —Lauren Goode, écrivain principal

Horloge de la mort

Regardez, vous ne pouvez pas "gagner" plus de temps. Vous ne pouvez que vous rappeler que chaque seconde est précieuse et que la façon dont vous choisissez de dépenser ces secondes définira votre petite existence momentanée. Faites-vous une faveur et pensez-y souvent. J'utilise Death Clock, une extension Chrome qui calcule votre espérance de vie, puis affiche vos derniers jours, heures et minutes à chaque fois que vous ouvrez un nouvel onglet. Vous envisagez de jeter un coup d'œil sur Facebook? Allez-y, si c'est vraiment ainsi que vous voulez passer une partie des 18 245 jours, 7 heures et 47 minutes qu'il vous reste sur Terre. Les gens vous diront, avec un peu de suffisance, comment ils y parviennent avec des listes de tâches codées par couleurs et une constellation d'applications de productivité. C'est mignon. Mais rien ne vous aidera à rester sur la tâche comme à considérer votre propre mortalité. Nous avons tous un temps fini, et aucune application ne vous permet d'appuyer sur le rembobinage. Vous voulez laisser un héritage de journaux de balles complexes? Soit mon invité. Mais si vous voulez réellement faire quelque chose avec le temps qu'il vous reste, rappelez-vous que le temps file. La mort est le facteur de motivation ultime. —Arielle Pardes, rédactrice en chef adjointe

Services de transcription automatique

On se fout de la rigolote: si vous cherchez un véritable fossé générationnel dans le journalisme, demandez simplement à quelqu'un comment il a retranscrit ses interviews à ses débuts. Les enregistreurs physiques sont l'équivalent de marcher 5 km dans la neige pour aller à l'école, dans les deux sens: tout le plaisir de craquer sans cesse devant sa propre voix et ses questions, aggravées par le plaisir de rembobiner une microcassette deux ou trois cent fois. Même lorsque les enregistreurs passaient au numérique, la tâche restait ardue – mais maintenant, merci Asimov, nous avons enfin trouvé le travail idéal pour les machines. Ils ne sont pas parfaits, mais ils n'ont pas besoin de l'être. À peine un sou par minute d'audio, je suis devenu un transcripteur débile. Entretiens, conférences téléphoniques, discours liminaires: enregistrez tout et laissez l'IA régler le problème, dis-je. Alors que se passe-t-il si l'erreur occasionnelle se glisse? Alors, que se passe-t-il si tous les services que j'ai jamais essayés, d'Otter à Trint en passant par Wreally, n'ont apparemment aucune idée de l'endroit où mettre une pause? Alors, que se passe-t-il si je transcris automatiquement ce paragraphe, pour constater que ce n'est pas exactement ce que j'ai dactylographié au départ? Pas de bébé! Nous nous dirigeons vers la vraie singularité, et quand nous y arriverons, il n’aura pas besoin de vérification orthographique. —Peter Rubin, correspondant principal

Version auto-transcrite: Vous pouvez vous damner à la liste des appels et des quiz si vous êtes à la recherche d'un véritable clivage générationnel dans le journalisme. Il suffit de demander à quelqu'un qui a une transcription de commencer des quartiers de type physique équivalant à marcher 5 km dans la neige pour aller à l'école en montant dans les deux sens. de poser sans cesse des questions sur votre voix, composées de la joie que tout le monde a d'autres fois, vous enregistrez comme mon travail numérique, le travail est resté, maintenant, merci, je suis parti, nous avons enfin trouvé le travail idéal pour les machines, ce n'est pas parfait, mais il n'est pas nécessaire de l'être un maigre centime pour une minute audio des entretiens avec des transcripts de transcription, des conférences téléphoniques, le discours liminaire est appelé tout ça à huit heures, je règle le problème, je le dis, quelles sont les erreurs occasionnelles? Alors, que se passe-t-il si tous les services que j'ai essayés, de Auto à Trent, semblent vraiment Je ne sais pas où mettre une phrase, alors qu'est-ce que tu transcris ce même paragraphe? Il faut que je trouve que ce n'est pas exactement ce que j'ai dactylographié à la première place. Nous sommes sur la bonne voie. La singularité sait que lorsque nous y arriverons, il n’aura pas besoin de vérification orthographique

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