Google Drive contre OneDrive: lequel est le meilleur pour votre entreprise?
Le transfert de vos fichiers d’entreprise partagés d’un serveur local vers le cloud ne se limite pas à éliminer les maux de tête liés à la gestion du matériel local. Cela permet également des scénarios difficiles ou impossibles à réaliser avec vos propres serveurs privés.
Un service de stockage en nuage bien géré est directement lié aux applications que vous utilisez pour créer et modifier des documents commerciaux, débloquant de nombreux scénarios de collaboration pour les employés de votre entreprise et vous offrant un suivi des versions robuste. Tout membre de votre organisation peut, par exemple, créer un document (ou une feuille de calcul ou une présentation) à l'aide de son ordinateur de bureau, puis passer en revue les commentaires et les modifications de collègues utilisant un téléphone ou une tablette.
Un service de stockage de fichiers en nuage vous permet également de partager des fichiers en toute sécurité, à l'aide de liens personnalisés ou de courrier électronique, et vous donne le pouvoir, en tant qu'administrateur, d'empêcher les personnes de votre organisation de partager les secrets de votre entreprise sans autorisation. Avec l'aide des clients de synchronisation pour chaque plate-forme mobile et de bureau majeure, les employés ont accès aux fichiers de travail clés à tout moment, n'importe où, sur n'importe quel appareil.
Vous avez peut-être déjà accès à des fonctionnalités complètes de collaboration dans le cloud sans même le savoir. Si vous utilisez Microsoft Office 365 ou G Suite de Google, le stockage en nuage n'est pas un produit distinct, c'est une fonctionnalité. Ce guide vous aide à comprendre et à déverrouiller toutes les capacités de collaboration et de partage de ces services dans le cloud.
Contenus
Un service de stockage en nuage gratuit est-il suffisant pour votre entreprise?
Cette comparaison concerne principalement les éditions professionnelles des services de stockage en nuage phares de Microsoft et de Google: OneDrive for Business (appartenant à la famille Office 365) et Google Drive for business (appartenant à G Suite). Les deux sociétés proposent des versions grand public de leurs services de stockage en nuage phare. Les versions personnelles de OneDrive et de Google Drive incluent un niveau gratuit, avec des options permettant de mettre à niveau l'espace de stockage disponible moyennant des frais annuels.
Quelle est donc la différence entre ces services de cloud computing destinés aux consommateurs et ceux destinés aux entreprises? En un mot, la gestion. Une organisation possède un abonnement professionnel et les administrateurs travaillant pour son compte attribuent des licences et définissent des stratégies de partage et de conservation des fichiers. l'organisation a le contrôle ultime sur les fichiers stockés, ce qui est important lorsqu'une entreprise est soumise à un litige nécessitant la conservation de documents.
Dans une entreprise individuelle ou une petite entreprise à domicile (en particulier une opération familiale à temps partiel), vous pouvez économiser beaucoup d'argent avec un abonnement Office 365 Home. Pour 99 $ par an, ce forfait inclut le droit de partager l'abonnement avec cinq autres personnes au maximum, chacune d'elles disposant de 1 To de stockage en nuage et la possibilité de collaborer sur des documents Office, en utilisant une adresse Outlook.com gratuite au lieu d'un email. adresse dans un domaine personnalisé. Un forfait Office 365 Professionnel Premium avec ces six mêmes utilisateurs coûterait jusqu'à 900 USD par an. Pour une très petite entreprise qui n'a pas ou n'a pas besoin d'un magasin informatique, cela représente beaucoup d'argent à payer pour un avantage peu évident.
(Il convient de noter que les conditions et les services les plus récents pour les plans Office 365 Home et Personal incluent la stipulation qu'ils sont destinés à un "usage personnel et non commercial." Pour les très petites entreprises, cette restriction est impossible à appliquer. drapeau rouge légal important.)
L'économie est un peu différente avec les plans de Google, car il n'y a pas d'équivalent au package Office 365 Home. L'alternative la plus proche est un abonnement à Google One, qui permet à une petite entreprise de payer un stockage fixe, puis de le partager avec un maximum de cinq personnes, à l'aide de comptes Google et d'adresses Gmail gratuits. Le coût est identique à celui des extensions de stockage pour G Suite Basic, allant de 2 USD par mois (ou 20 USD par an) pour 100 Go de stockage partagé à 10 USD par mois (100 USD par an) pour 2 To. Les niveaux Google One offrant jusqu'à 30 To de stockage partageable sont disponibles, avec des coûts mensuels élevés.
Mais dès que votre entreprise a besoin d'un domaine personnalisé ou doit faire face à la conformité réglementaire, les limitations d'un service consommateur deviennent douloureusement évidentes. L'inconvénient le plus grave est que Microsoft ou Google peuvent fermer ce compte de messagerie gratuit et ses services associés à tout moment, avec des droits de recours limités pour l'utilisateur concerné. Si vous possédez votre propre domaine, vous bénéficiez d'un niveau de support supérieur et de la liberté de déplacer vos données à tout moment.
Quels autres concurrents sont disponibles?
Les fournisseurs ne manquent certainement pas dans le domaine du stockage en nuage et de la collaboration. Ce guide se concentre sur les deux leaders incontestés de l'espace, mais vous avez certainement des alternatives.
ICloud et Amazon Drive d'Apple sont des services axés sur le consommateur qui ciblent les principaux clients de chaque entreprise, mais n'offrent pas les mêmes fonctionnalités. Ils conviennent particulièrement aux photographes amateurs qui souhaitent consolider leur travail de création.
Adobe Creative Cloud et Document Cloud proposent des services de stockage destinés aux professionnels de la création travaillant avec des applications associées, telles que Photoshop, Lightroom et Acrobat.
Dropbox est le service de stockage en nuage indépendant le plus connu, avec des niveaux grand public et professionnel et des liens solides avec Microsoft Office. Box (anciennement Box.net) est plus mature, de deux ans à peu près, et dispose d'un ensemble tout aussi solide d'add-ins de qualité professionnelle pour la connexion aux applications Office.
SecuriSync d’Intermedia, qui est disponible en tant que produit autonome ou dans le cadre d’un ensemble d’abonnements incluant Microsoft Office 365, est toutefois moins connu mais mérite d’être examiné. (Intermedia est un partenaire Microsoft.)
Vous pouvez également choisir parmi une variété de services d’entreprise spécialisés, notamment Egnyte, qui offre des fonctionnalités de gouvernance des données et la possibilité de déployer un environnement de cloud hybride en utilisant toute combinaison de services de cloud public (Microsoft, Google ou Amazon, par exemple) et en mode alternatif. stockage des locaux.
Combien coûte Google Drive pour les entreprises et combien d’espace de stockage obtenez-vous par utilisateur?
La plupart des clients professionnels recevront une allocation de stockage Drive dans le cadre d'un abonnement à G Suite, mais ce produit est également disponible en tant que produit autonome.
- L'édition G Suite Basic inclut 30 Go de stockage en ligne par utilisateur, pour un coût de 6 USD par utilisateur et par mois. Ce package inclut également les applications en ligne de Google (Docs, Feuilles et Diapositives), ainsi que les fonctionnalités Gmail, Agenda et de conférence.
- Les éditions Business et Enterprise de G Suite augmentent considérablement la quantité de stockage. Pour une organisation comptant cinq utilisateurs ou moins, l'allocation de stockage est de 1 To par utilisateur; avec plus de cinq utilisateurs, chaque utilisateur dispose d'un stockage et d'un archivage illimités. Le coût mensuel par utilisateur est de 12 USD pour l'édition Business et de 25 USD pour l'édition Enterprise.
- Les deux éditions G Suite for Education incluent le stockage illimité; l'édition de base est gratuite, tandis que G Suite Enterprise for Education coûte jusqu'à 4 USD par utilisateur et par mois.
- Drive Enterprise, le service autonome de stockage en nuage de Google, inclut Google Documents, Feuilles et Diapositives, mais pas Gmail ni le calendrier. Il en coûte 8 USD par utilisateur actif et par mois, plus 0,04 USD par gigaoctet de stockage utilisé, sans limitation de la quantité totale de stockage autorisée.
Les plans Business et Enterprise G Suite incluent également des disques partagés (anciennement Team Drives) qui permettent aux abonnés individuels de collaborer dans un espace de travail partagé.
Des limites de taille de fichier existent pour Google Documents, les feuilles de calcul, les présentations et les sites. Il n’existe aucune limite quant aux types de fichiers pouvant être téléchargés sur Google Drive, et les fichiers individuels peuvent peser jusqu'à 5 To.
Quel est le coût de OneDrive for Business et combien d’espace de stockage obtenez-vous par utilisateur?
Comme nous l’avons noté ailleurs, Microsoft propose une gamme vertigineuse de plans Office 365, contrastant avec la simplicité relative des plans G Suite. (Pour plus de détails, voir "Suite Office 365 vs G: Quelle suite de productivité convient le mieux à votre entreprise?")
OneDrive Entreprise est inclus dans tous les plans Microsoft 365 et Office 365 et dans les plans SharePoint Online; il peut également être acheté en tant que plan autonome.
La capacité de stockage par défaut pour chaque utilisateur est de 1 To. Pour les abonnements Office 365 Entreprise comptant 5 utilisateurs ou plus, le stockage OneDrive Entreprise est illimité, bien que l'activation de l'allotissement supplémentaire nécessite quelques étapes supplémentaires. Un administrateur peut augmenter l’allocation à 5 To; L'augmentation de l'allocation à 25 To nécessite l'ouverture d'un ticket de support auprès de Microsoft. Les allocations de stockage supérieures à 25 To sont gérées en ajoutant des sites d'équipe SharePoint 25 To à des utilisateurs individuels et en fournissant un crédit pour le stockage ajouté à l'entreprise.
Les plans Office 365 entreprises et entreprises incluent le stockage partagé (sous la forme de sites d'équipe SharePoint Online); l'allocation par défaut est de 1 To plus 10 Go pour chaque utilisateur sous licence.
Il n'y a pas de restrictions sur les types de fichiers pouvant être téléchargés sur OneDrive; la taille maximale d'un fichier est de 15 Go.
Quels sont les avantages et les inconvénients de Google Drive pour les entreprises?
L’utilisation d’un service en nuage tel que Google Drive est pour la plupart une conséquence directe du passage à l’environnement basé sur le nuage de Google, avec les avantages découlant de l’échelle de Google et de sa capacité à intégrer des fichiers en nuage à ses propres services en ligne.
Cela inclut la possibilité de partager des fichiers, par courrier électronique ou à l'aide de liens partagés, avec des options permettant d'autoriser ou de restreindre l'édition et de désactiver le transfert, la copie, le téléchargement et l'impression. Dans les plans G Suite Business et Enterprise, les administrateurs peuvent restreindre le partage de fichiers en dehors de l'organisation, avec l'option d'ajouter des domaines à la liste blanche.
Pour les documents au format Google Docs, Diapositives ou Feuilles, les utilisateurs peuvent collaborer sur des documents en temps réel et synchroniser les modifications apportées au nuage. Vous pouvez également gérer les versions de fichiers, avec la possibilité d'annuler les modifications apportées à une version précédente, et configurer des flux de travail d'équipe permettant aux utilisateurs d'attribuer des tâches et de demander des approbations sur des projets partagés.
Les utilisateurs peuvent télécharger des applications permettant d'accéder aux fichiers en ligne et offrant la possibilité de synchroniser des fichiers pour une utilisation hors connexion. Pour les ordinateurs Mac et Windows, Google propose deux applications: Backup & Sync pour une utilisation avec un compte personnel Google Drive et Drive File Stream pour les comptes G Suite. Drive File Stream s'ouvre et enregistre tous les fichiers et dossiers directement à partir du cloud. vous pouvez rendre les fichiers ou dossiers sélectionnés disponibles hors connexion pour les synchroniser sur votre ordinateur. Le service apparaît dans l'explorateur Windows et le Finder Mac en tant que lecteur mappé.
Vous remarquerez le principal inconvénient de Google Drive dans les environnements où les utilisateurs ont été standardisés avec les applications de bureau Microsoft Office. Un panneau d'alerte de lecteur de flux de fichiers dans Word et d'autres applications Office vous permet de savoir quand il est prudent de modifier des fichiers et lorsque des modifications doivent être synchronisées, mais l'expérience est loin d'être aussi élégante qu'avec les applications natives de Google ou Applications Office connectées à OneDrive.
Quels sont les avantages et les inconvénients de OneDrive for Business?
OneDrive for Business est à son meilleur dans les organisations qui ont standardisé sur d'autres produits Microsoft, en particulier ceux qui utilisent SharePoint Online, Microsoft Teams et les applications de bureau de la famille Office.
Sur les ordinateurs Windows 10, le même client de synchronisation fonctionne avec des comptes personnels OneDrive et OneDrive for Business, chaque emplacement étant représenté par son propre nœud de niveau supérieur dans l'Explorateur de fichiers Windows et sur la page Ouvrir pour les applications de bureau. Les contrôles de gestion des versions permettent aux administrateurs de restaurer les fichiers d'un utilisateur spécifique à partir d'une date et d'une heure spécifiques, offrant ainsi une protection efficace contre les attaques de ransomware.
Le client de synchronisation de bureau prend en charge une fonctionnalité permettant d'économiser de l'espace disque, appelée Fichiers à la demande, qui permet aux utilisateurs de parcourir l'intégralité de leur magasin de données dans le cloud dans l'Explorateur de fichiers tout en synchronisant uniquement les fichiers devant être enregistrés localement. Une mise à jour Microsoft OneDrive 2018 contribue à économiser la vie de la batterie en améliorant la gestion de la synchronisation lorsque la fonction d'économie de batterie est activée.
Les utilisateurs peuvent partager des fichiers à partir d'un navigateur Web, de l'Explorateur de fichiers, d'une application de bureau Office ou de Microsoft Outlook. Les liens partagés peuvent permettre ou restreindre les modifications et peuvent être configurés pour expirer à une date et une heure spécifiques. Les administrateurs peuvent restreindre davantage le partage de fichiers en empêchant les utilisateurs de partager des fichiers et des dossiers en dehors de l'organisation. Ils peuvent également créer des stratégies de prévention des pertes de données, à commencer par des modèles pour les types courants d'informations financières, médicales et personnelles, afin d'identifier et de restreindre automatiquement les documents contenant ce type de données.
La taille maximale de 15 Go pour les fichiers stockés dans OneDrive peut constituer une affaire pour certaines organisations dont les flux de travail contiennent des fichiers très volumineux, tels que des séquences vidéo brutes. La complexité de l'interface administrative d'Office 365, qui constitue un atout pour les grandes entreprises dotées d'un personnel informatique qualifié, peut également décourager les petites entreprises.
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