Comment automatiser certaines tâches fréquentes pour que votre Mac travaille plus fort sans dépenser un centime supplémentaire

Logo Apple avec un symbole de rouage d'automation

Vous êtes trop occupé pour envisager d'automatiser votre Mac. Nous avons déjà utilisé le terme «automatiser». Lorsque vous abordez ce sujet, c'est le mot que vous aimez rechercher. Lorsque vous ne l'êtes pas, cependant, cela ressemble à de la programmation et cela vous conviendra peut-être, mais vous n'avez tout simplement pas le temps.

L'automatisation vous fait gagner du temps. Cela en fait plus, cela supprime ou au moins facilite les tâches répétitives que vous devez faire, et cela garantit également que vous ne pouvez jamais vous tromper dans ces tâches. Cependant, l'avantage absolu est que l'automatisation vous fait gagner beaucoup de temps.

Cela signifie en dépenser un peu maintenant, mais tout est question de vous faire gagner beaucoup, beaucoup plus de temps plus tard. Configurez votre Mac afin que, lorsque vous démarrez quelque chose, il puisse terminer le travail à votre place.

Vous êtes sur un Mac

Le Mac est construit pour cette automatisation. Non seulement il existe des outils tiers pour Mac que l'on ne trouve pas sous Windows, mais Apple intègre déjà de nombreuses fonctionnalités dans macOS.

Nous allons couvrir les outils que vous pouvez acheter pour amplifier ce que nous avons fait ici une autre fois, mais pour le moment, nous allons simplement utiliser ce qui est livré avec votre Mac. Nous n'allons même pas toucher le logiciel gratuit Automator et AppleScript. Nous ne faisons que regarder les outils Mac que vous utilisez déjà, mais qui peuvent encore être automatisés.

Projecteur

Spotlight ne reçoit pas assez de respect. Vous savez déjà que c'est un moyen de rechercher vos fichiers sur votre Mac et vous vous êtes vite rendu compte que vous pouvez également lancer des recherches sur le Web.

Toutefois, vous pouvez également y mettre un terme à certaines recherches Web: plutôt que de rechercher un site Web que vous allez lire, Spotlight peut simplement vous donner la réponse. Appuyez sur Commande-Espace pour afficher Spotlight et tapez le mot "Météo".

Obtenez Spotlight pour obtenir des résultats de recherche tels que la météo locale

Maintenant, officiellement, cela devrait vous donner le bulletin météo local où que vous soyez et il devrait vous être montré dans la fenêtre de Spotlight. Si vous êtes un prédicteur des prévisions et que vous avez déjà installé de nombreuses applications avec «météo» dans le nom ou que vous avez rédigé de nombreux documents sur les précipitations, Spotlight peut plutôt vous les montrer en premier.

Si c'est le cas, tapez un peu plus. Tapez "Météo à New York", par exemple, puis vous obtiendrez le rapport.

Cela vous évite de rechercher certaines informations, mais Safari peut également les calculer pour vous. Appuyez sur Commande-Espace et tapez "99 + 101" et Spotlight ajoutera "= 200". Maintenant, appuyez sur Commande-C, cliquez sur l'icône de distance pour revenir à ce que vous travaillez, puis appuyez sur Commande-V.

Votre Mac collera ce résultat "200" dans votre document actuel.

Demander à Spotlight de convertir les devises pour vous

De même, vous pouvez demander les scores d'une équipe de football ou vous pouvez saisir quelque chose dans une devise étrangère et Spotlight ajoutera ce qui est aujourd'hui en dollars américains. Et encore, vous pouvez copier et coller ce résultat.

Ce sont toutes de très petites choses mais elles vous ont juste évité de vous rendre sur le Web pour les trouver. Et cela signifie qu'ils vous ont également évité de vous laisser distraire.

Les applications que vous utilisez tous les jours

Vous n'êtes probablement pas très doué pour éteindre votre Mac la nuit, mais vous ne le pouvez pas parce qu'il faut un certain temps pour rouvrir toutes les applications dont vous avez besoin. Dites à votre Mac de les ouvrir à la place.

Accédez aux Préférences Système et choisissez Utilisateurs et groupes. Cliquez sur votre nom dans la colonne en haut à gauche, puis sur Éléments de connexion. Vous devez maintenant cliquer sur l'icône de cadenas en bas à gauche et entrer votre mot de passe pour prouver que c'est vous. Il est étrange que vous ayez une icône de verrou sur laquelle cliquer, mais si vous ne le faites pas, vous pouvez toujours ajouter des éléments de connexion. Ils n'apparaissent pas toujours dans la liste jusqu'à ce que vous cliquez plus tard sur cette icône pour déverrouiller, mais c'est incohérent.

Éléments de connexion dans les préférences système Mac

La liste des éléments de connexion de chacun sera différente. Le nôtre est rempli d'outils d'automatisation que nous avons ajoutés. Cependant, vous pouvez ajouter absolument n'importe quelle application à cette liste. Cliquez sur le signe plus en bas de la liste pour accéder au dossier Applications. Cliquez sur ce que vous voulez, appuyez sur Ajouter et tu as fini.

À partir de maintenant, à chaque démarrage de votre Mac, cette application s'ouvrira automatiquement. Il n'y a pas de limite au nombre d'applications que vous ajoutez de la sorte, mais faites-nous confiance: limitez-vous à quelques-unes. En effet, si vous rencontrez des problèmes avec votre Mac et que vous devez continuer à redémarrer, cette économie de temps devient extrêmement irritante, car vous devez regarder toutes ces applications redémarrer sans cesse.

Notez que OmniFocus a été ajouté mais également caché

Bien que vous n'ayez pas à les regarder du tout. Regardez à nouveau la liste et vous pouvez voir une case à cocher sous le titre Masquer. Si vous cliquez dessus, l'application s'ouvrira automatiquement mais vous ne la verrez pas sur votre écran.

Donc c'est là, c'est prêt, ça ne vous empêche pas.

Pendant que vous êtes dans les Préférences Système

Cliquez sur cette icône pour empêcher quiconque de se pencher et d'ajouter des applications à vos éléments de connexion. Revenez ensuite à l’écran principal Préférences Système et cliquez sur Clavier.

Dans l'écran qui apparaît, cliquez sur Raccourcis. Il y a une liste d’options sur la gauche: choisissez celle du bas, Raccourcis d'applications.

Ajouter des raccourcis clavier à n'importe quel élément de menu dans n'importe quelle application

C'est ici que vous pouvez ajouter un raccourci clavier à n'importe quelle application que vous utilisez – ou à toutes. Dans cet exemple, nous constatons que nous devons renommer les documents dans Pixelmator Pro. Donc plutôt que d'aller au Fichier menu et choix Renommer avant de pouvoir taper le nouveau nom, nous voulons simplement appuyer sur une touche.

Cliquez sur le signe plus et une liste de toutes vos applications apparaît. Tout en haut, vous avez la possibilité de créer un raccourci pour chaque application. En fonction du raccourci que vous essayez de créer, cela ne fonctionnera pas dans toutes les applications.

Quelque chose comme notre pour renommer un document est susceptible de fonctionner dans tout. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier un style de texte dans Word ni dans Photoshop, ni de RVB à CMJN dans Excel.

Au lieu de choisir Toutes les applications, prenez le temps d'en choisir une.

Ajout d’un raccourci de changement de nom à Pixelmator Pro

Lorsque vous le faites, macOS affiche une boîte de dialogue vous demandant ce que vous voulez que l'application fasse, puis le raccourci clavier que vous souhaitez utiliser.

Cette première partie est à la fois exacte et limitée. Vous devez entrer précisément le nom de l'élément de menu de l'application que vous souhaitez. C'est l'élément final, l'entrée du menu sur laquelle vous finissez par cliquer: dans notre cas, c'est Renommer et pas Fichier, Fichier. Notez également les ellipses sur Renommer —Si l'élément de menu a des ellipses, vous devez taper ces trois points ici.

La limitation est plus un problème. Pour ce faire, vous pouvez créer un raccourci clavier qui vous permet d’enregistrer les commandes de votre choix dans les menus, mais uniquement avec les commandes de menu.

Dans Pixelmator Pro, par exemple, nous basculons sans cesse entre l'affichage de la taille d'une image en pixels et celui en pourcentage, et nous ne pouvons pas créer de raccourci clavier pour cela car il s'agit d'une option de menu déroulant et non d'une commande de menu.

Ou plutôt, nous ne pouvons pas le faire sans les applications d'automatisation tierces que nous couvrirons une autre fois.

Il existe une limitation mineure à la deuxième partie de cette boîte de dialogue, l'endroit où vous entrez un raccourci clavier. Lorsque votre curseur est dans cette zone, toute touche que vous tapez sera définie comme raccourci. Donc, si vous changez d'avis à propos de tout cela et décidez de quitter les Préférences Système, vous avez maintenant fait en sorte que macOS traite Command-Q comme signifiant Renommer.

En parlant de raccourcis clavier

Lorsque vous êtes dans la partie clavier des Préférences Système, cliquez sur Texte. Cela vous montrera une liste intitulée Remplacer et Avec.

Si c'est la première fois que vous consultez cette section, vous en trouverez une très courte liste intitulée probablement "omw" dans la section Remplacer et "En route!". dans le avec un.

Préférences système Mac inclut une extension de texte de base

Depuis le jour où vous avez obtenu votre Mac, taper les lettres o, m et w ensemble dans n’importe quelle application dessus a automatiquement remplacé celles-ci par la phrase "On my way!" ou du moins offert de le faire. Maintenant vous savez pourquoi, si vous avez déjà fait une faute de frappe en écrivant le mot "devoirs", vous vous retrouviez avec "hOn my way! Ork".

Ceci est une extension de texte et il existe des outils tiers pour en faire plus, mais sur votre Mac se trouve un système de base. Tous les systèmes d’expansion de texte, tous les outils fonctionnent de la même manière: vous dites quelles lettres vous tapez et ce que vous voulez remplacer.

Cela fonctionne comme une autocorrection, mais si vous remplacez les mots mal orthographiés par ce que macOS pense que vous vouliez dire, il remplace les lettres de déclenchement par des mots ou des phrases que vous avez prédéterminées.

Nous l'avons utilisé pour des mots ou des noms que nous avons toujours du mal à épeler, tels que Beiderbecke. Nous l'utilisons plus souvent pour des choses que nous avons simplement oubliées ou qui nous fatiguent du nombre de fois où nous devons les taper, telles que notre adresse électronique ou notre numéro de téléphone.

Ajout d'une nouvelle entrée à la fin de la liste de développement du texte des préférences système Mac

Pour ajouter quelque chose à cette liste, cliquez sur le signe plus et entrez les lettres de déclencheur que vous voulez utiliser, puis les noms avec lesquels vous souhaitez les remplacer. Évitez le problème "hOn my way! Ork": commencez votre série de lettres par quelque chose d'inhabituel comme un x. Pour entrer notre adresse e-mail, par exemple, nous avons configuré nos Mac pour qu'ils écrivent le tout lorsque nous tapons les lettres x, e et m. C'est x d'éviter de faire cela au beau milieu d'un mot réel et d'em em pour courrier électronique.

Vous devrez peut-être les modifier avec le temps: nous avions une phrase qui était écrite chaque fois que vous tapiez 'xr'. Cela est devenu un problème lorsque Apple a sorti l'iPhone XR.

En outre, récemment, nous étions dans un bureau des passeports en train de remplir un formulaire à la main et dans la boîte où ils vous demandent d'écrire votre adresse électronique, nous avons écrit à la main «xem».

Dossiers et fichiers

Plus que vous tapez votre adresse e-mail et plus que vous ouvrez des applications, vous passez du temps à trouver et à ouvrir des documents. Selon votre travail, vous pourriez avoir des dizaines de documents créés dans différentes applications et appliqués à des éléments complètement différents de votre travail. La seule chose qu'ils ont en commun est que vous y retournez probablement encore au moins quelques jours.

Créez un nouveau dossier intelligent et commencez à spécifier ce qu'il doit contenir

Créez un dossier qui ne présente que tous les documents sur lesquels vous avez travaillé au cours des derniers jours. Allez dans le Finder, choisissez le Fichier menu et Nouveau dossier intelligent.

Vous obtenez ce qui ressemble à un dossier vide, mais avec une barre de recherche. À l'extrême droite de cette barre, il y a un bouton Enregistrer et un signe plus. Cliquez sur le plus.

Maintenant, vous obtenez une option de recherche qui commence par prénom allumettes et se termine par un espace vide à saisir.

prénom et allumettes sont les deux menus déroulants. Cliquer sur prénom et dans la liste qui apparaît choisissez Dernière date d'ouverture.

Dès que tu fais ça, allumettes est remplacé par une série de menus déroulants et d'espaces à taper. Vous créez pour votre Mac une instruction indiquant que vous souhaitez rechercher tout document ouvert au cours des derniers jours. Tapez un 2 dans la zone des jours et macOS commencera la recherche.

Créez un dossier contenant tout ce que vous avez travaillé ces derniers jours.

Tous les documents sur lesquels vous avez travaillé depuis hier apparaîtront désormais dans ce dossier et vous pourrez les ouvrir. Avant de faire cela, cliquez sur le bouton sauvegarder bouton en haut à droite, à côté du signe plus. Vous pouvez choisir de l'enregistrer à l'emplacement par défaut proposé par macOS ou de le placer où vous le souhaitez, tel que votre bureau.

Dès que vous l'avez enregistré, vous obtenez également une entrée dans chaque fenêtre du Finder. Il apparaît sous la liste de vos dossiers favoris à gauche de chaque fenêtre du Finder.

Pour l'utiliser, il suffit de cliquer sur. Pour le changer en, disons, les 7 derniers jours, faites un clic droit dessus dans la fenêtre du Finder et choisissez Afficher les critères de recherche.

Vous avez maintenant un seul dossier vers lequel se trouvent tous les documents et fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement. Notez que nous disons qu'il semble les avoir. Bien que cela ressemble à un dossier, ce n'est pas le cas: c'est un résultat de recherche. Vos documents sont exactement où vous les avez laissés.

Cependant, c'est encore mieux car cela signifie que vous pouvez ouvrir un document à partir de ce dossier intelligent et y apporter des modifications. Lorsque vous appuyez ensuite sur Enregistrer, vous enregistrez toujours la dernière version du document où que vous l'ayez initialement placé.

Actions rapides

La nouveauté de macOS Mojave est la possibilité d’en faire plus directement dans le Finder avec des actions rapides. Vous avez maintenant la possibilité de cliquer sur une image et de la faire pivoter, par exemple. Si vous n'ouvrez pas cette image dans Preview ou Affinity Photo, vous indiquez simplement au Finder que vous souhaitez la faire pivoter.

Faites un clic droit sur un fichier dans le Finder et vous obtenez maintenant des actions rapides

Mojave est livré avec quelques actions rapides, mais vous pouvez ajouter votre propre. Cela est particulièrement facile pour Apple, mais elle se dirige toujours vers Automator et éventuellement vers AppleScript.

Ce sont deux puissants outils d’automatisation fournis par Apple depuis des années. AppleScript est plus difficile à apprendre mais le plus puissant. Automator est limité mais plus facile à utiliser. Si vous avez utilisé des raccourcis Siri sur iOS, vous reconnaîtrez Automator.

Même si vous n’êtes pas encore entré dans Automator et AppleScript, vous avez déjà suffisamment d’outils d’automatisation pour accélérer votre travail et supprimer certaines des tâches fastidieuses de recherche et d’économie que vous devez effectuer.

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