Comment trouver les fonctionnalités du tableur numérique Numbers d'Apple derrière la simplicité

Nous sommes tous tellement habitués au fonctionnement d'Excel (et à celui de Lotus 1-2-3 auparavant, à la manière dont tout fonctionnait à l'origine de Visicalc fonctionnait également), de sorte que nous pouvons passer à côté du fait que Numbers est différent.

C'est une conception typique d'Apple dans la mesure où elle semble si simple que vous supposez qu'elle est limitée. Ensuite, les bases de son utilisation sont généralement si évidentes que vous ne vous contentez que de ce que vous devez faire. C'est un fait assez remarquable, un tableur peut être rendu évident, mais au lieu d'apprécier le design d'Apple, nous n'y pensons pas du tout.

Draps et tables

Dans toutes les autres applications de tableur, vous devez travailler sur une feuille. Vous pouvez en ajouter un autre, deux voire des centaines, mais à tout moment, ce que vous voyez à l'écran correspond à une seule feuille. Votre écran contient une seule feuille de calcul remplie de lignes et de colonnes vides.

Dans Numbers, vous obtenez des tableaux à la place. Il s’agit d’occurrences de feuilles de calcul: vous pouvez avoir autant de tables que vous le souhaitez et chacune fonctionne comme une feuille de calcul distincte. En haut de l'écran, vous pouvez créer une grille de 10 x 10, puis une autre de 15 x 15.

Cela ne fait aucune différence pour vous lorsque vous utilisez Numbers comme outil pour vous-même, mais lorsque vous devez montrer d'autres personnes, cela peut être important. Là où Excel et les autres vont vous montrer un graphique en le faisant apparaître par-dessus la grille de cellules, Numbers ne fait que placer le graphique à côté d'un tableau.

Plutôt que de créer une multitude de cellules vides, les tableaux Numbers ont exactement la largeur et la hauteur dont vous avez besoin pour vos données.

Il est facile pour vous de voir ce sur quoi vous travaillez et pour les autres à la fois de comprendre et de s'assurer qu'ils voient tout ce dont ils ont besoin.

De plus, Numbers nécessite moins d'étapes pour créer un document présentable ou attrayant. Cependant, vous pouvez faire plus et c'est encore quelque chose auquel vous ne pensez pas si vous êtes habitué à d'autres feuilles de calcul.

Par exemple, vous saurez que vous pouvez modifier un graphique en revenant sur les chiffres et en les modifiant. Dans Numbers, vous pouvez cependant cliquer sur un graphique pour obtenir une option. Modifier les références de données. Cliquez dessus, puis chaque ligne du tableau reçoit une étiquette de couleur. Cliquez sur n'importe quelle partie du graphique et la ligne de chiffres correspondante est mise en surbrillance.

C'est un moyen rapide de voir où un nombre particulier est sur la table lorsque quelque chose semble faux. Lorsque tous les chiffres sont corrects, vous pouvez faire davantage avec le graphique lui-même.

Cliquez une fois pour le sélectionner. Double-cliquez ensuite sur un segment, par exemple une partie d’un graphique à secteurs. Si ce double-clic se trouve sur l'étiquette, vous aurez alors la possibilité d'en modifier l'apparence.

Toutefois, si vous double-cliquez sur l'étiquette, le segment lui-même est mis en surbrillance avec des poignées. Il y a quatre poignées, équidistantes autour du segment, mais elles font toutes la même chose. Ils vous permettent de faire glisser le segment du graphique. Peu importe la poignée que vous attrapez et que vous faites glisser, le segment se déplace.

Il serait bon de pouvoir agrandir un segment, mais vous ne pouvez pas. Sauf que si vous cliquez et maintenez enfoncé au milieu du graphique, vous pouvez alors faire pivoter toute la pièce et affecter ce qui est souligné.

Vous ne pouvez pas changer la taille du segment sans modifier les chiffres derrière, mais vous pouvez présenter le même graphique de manière à mettre en évidence ou à réduire les points pour vous.

Nous ne disons pas que vous choisiriez le graphique qui sauvegarde le mieux votre position, mais vous le pouvez. Vous pouvez le faire en extrayant des segments d’un graphique à secteurs comme celui-ci ou en parcourant simplement les 27 types de graphiques possibles.

Ces 27 incluent plusieurs qui sont interactifs: vous obtenez le graphique plus un curseur qui affiche les données au fil du temps.

Raccourcis clavier

Pour augmenter le nombre de lignes ou de colonnes, vous pouvez cliquer sur les icônes situées au bord de la feuille de calcul. Toutefois, si vous tapez actuellement dans la cellule en bas à droite, vous pouvez utiliser le clavier à la place.

Appuyez simplement sur Tabulation et vous créez une colonne supplémentaire et déplacez le curseur dans la nouvelle cellule en bas à droite.

Ou appuyez sur Retour et vous avez maintenant une ligne supplémentaire avec, à nouveau, le curseur déplacé vers la dernière cellule.

Ces mêmes raccourcis fonctionnent également sur Numbers pour iPad. Si vous avez un clavier externe pour votre iPad, maintenez la touche Commande enfoncée pendant un moment pour afficher la liste des séquences de touches les plus utilisées.

Colonnes d'en-tête

Vous pouvez geler une colonne ou une ligne pour qu'elle reste là où vous vous trouvez même lorsque vous faites défiler ou tout le reste. Celles-ci sont appelées colonnes ou lignes d'en-tête et sont pratiques lorsque vous avez tellement de données que la feuille doit nécessairement défiler en bas de l'écran.

Seulement, il y a une limite du nombre de colonnes ou de lignes d'en-tête que vous pouvez avoir. Le nombre maximum est de cinq et bien que cela devrait être beaucoup, vous pouvez très facilement les créer sans vous en rendre compte.

Lorsque vous cliquez sur une colonne, par exemple, puis sur la flèche qui vous donne un menu déroulant, il est remarquablement facile de choisir Ajouter une nouvelle colonne d'en-tête avant parce que le menu change.

Si vous cliquez sur une flèche déroulante sur une colonne qui n’est pas un en-tête, l’option se lit comme suit: Ajouter une colonne avant au lieu. Chaque feuille de calcul Numbers a une colonne d’en-tête, ligne A, donc si vous n’en définissez pas et que vous n’en avez même pas entendu parler, vous obtenez cette différence dans les menus.

Cela signifie que la première fois que vous découvrez des colonnes d’en-tête peut se produire lorsque vous en avez créé cinq par inadvertance. Dans ce cas, vous continuez d'essayer d'ajouter une autre colonne et vous ne pouvez pas voir pourquoi cela n'arrivera pas. Il n'y a pas de dialogue d'avertissement lorsque vous faites cela, vous devez donc savoir.

Bizarrement, il existe une option appelée Convertir en colonne d'en-tête mais il n'y a pas le contraire. Le seul moyen d'annuler la création d'une colonne d'en-tête consiste à sélectionner toutes les cellules et à les coller dans une colonne normale. Puis supprimez l'en-tête un.

Donner aux gens des options

Lorsque vous travaillez sur la feuille de calcul, ce genre de problème entre les en-têtes et les colonnes normales est une douleur légère. Lorsque vous créez plutôt une feuille de calcul à remplir par d'autres personnes, vous devez leur simplifier la tâche au maximum.

Même si leur travail consiste à entrer des données dans votre feuille, vous pouvez toujours faire la différence entre les apprécier ou les trouver corvées. Vous pouvez également faire la différence, qu’ils soient exacts ou non.

Cliquez dans une cellule ou dans une colonne. Puis cliquez sur le Mise en forme bouton et choisissez le Cellule languette. SousFormat de données tu peux choisir Menu contextuel.

Par défaut, cela vous offre trois options que vous pouvez attribuer à tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez également ajouter ou supprimer des options.

Cependant, vous pouvez également appliquer la surbrillance conditionnelle. Donnez aux personnes un ensemble d’options qu’elles peuvent choisir, puis faites modifier automatiquement la couleur ou la police de la feuille.

Cela signifie que vous et ils voient immédiatement les détails importants, mais cela signifie également qu'ils ne peuvent pas mal saisir ce qu'ils ont saisi. Donc, vous savez que la feuille est aussi précise que possible.

Utilisez des nombres pour le texte

Cet exemple de menus contextuels et de mise en forme conditionnelle est du texte dans un formulaire d’enquête auprès du personnel. Texte. Habituellement, si vous nous montrez une feuille de calcul ne contenant que du texte, nous secouons la tête et nous commençons à vous dire que vous devriez passer à une base de données.

Cependant, il y a des moments où Numbers est le bon choix pour le texte.

Par exemple, nous avons travaillé avec un grand tableau dans Apple Notes, un tableau au sens habituel du traitement de texte au lieu de la version d'un tableur de Numbers, ce qui posait problème.

Après environ 60 lignes de données, la note est devenue lente à s'ouvrir et à tomber en panne.

Nous avons transféré ces mêmes données vers une feuille de calcul Numbers, qui contient actuellement un peu moins de 450 entrées sans aucun problème.

Nous devrions toujours le déplacer vers une base de données. Pourtant, Numbers est si simple à utiliser, ses touches supplémentaires sont si bien conçues et sa fiabilité est irrésistible.

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